Menjalankan Public Relations di Perusahaan Kecil, Apakah Bisa?

Pernah suatu hari saya berbincang dengan seorang kawan di sebuah kedai kopi di tengah kota Jakarta. Perbincangannya seputar Public Relations (PR), karena kami memang sama-sama bergelut di bidang tersebut. Sebetulnya ini hanya perbincangan santai sambil menyeruput ice coffee latte di sore hari. Namun entah bagaimana, akhirnya kami malah mulai terlibat pada perbincangan yang agak serius, yang membuat kami saling melontarkan pendapat masing-masing.

Perbincangan tersebut adalah mengenai kemungkinan suatu perusahaan dapat menjalankan kegiatan ke-PR-an, namun perusahaan tersebut hanyalah perusahaan yang notabene masih kecil, bukan perusahaan Tbk, bukan juga perusahaan yang namanya sering wara-wiri di pemberitaan media-media nasional, dan tidak memiliki anggaran PR pula. Mungkinkah? (seperti lagu hits dari sebuah band di era 90an)

Jujur saja, menarik kesimpulan dari pernyataan dan pertanyaan tersebut adalah hal yang susah-susah gampang. Susahnya, karena masih sedikit literasi yang menjelaskan cara membangun ke-PR-an di perusahaan kecil. Ditambah lagi, dengan anggaran yang minim atau bahkan tanpa anggaran. Gampangnya, ya cobalah untuk selalu berpegang pada pada pedoman, “Apa sih yang ga bisa di dunia ini?” Agar kita terus termotivasi untuk melakukan hal apapun yang sulit dengan cara berani, mudah dan nothing to loose.

Dalam berbagai kesempatan PR eventyang pernah ada, seperti konferensi, seminar, diskusi, talkshow atau bahkan yang lagi ngetrendi era pandemi sekarang, yaitu webinar pun hampir jarang yang membahas mengenai topik ini. Entah kenapa, mungkin topik ini kurang menarik, kurang seksi, kurang berbobot? Ya mungkin saja, makanya jarang diangkat. Mayoritas pembahasan di berbagai PR even tlebih mengarah pada keberhasilan tim PR perusahaan dalam menjalankan kegiatan ke-PR-an, hal-hal yang dilakukan mulai A-Z, didukung dengan anggaran yang memadai dan Manajemen di perusahaan yang memang sudah paham akan pentingnya PR di perusahaan. Arahnya memang lebih banyak ke sharing pencapain yang telah dilakukan.

Memang tidak salah mengangkat topik seputar pencapaian perusahaan dalam menjalankan kegiatan PR. Publik jadi bisa belajar success story dari suatu perusahaan. Terlebih perusahaan itu adalah perusahaan besar. Namun percayalah, saya pikir banyak rekan-rekan seperjuangan di industri PR yang berharap ada pembahasan mengenai bagaimana menjalankan kegiatan PR perusahaan kecil. Saya coba ambil jawaban dan beberapa poin penting dari hasil obrolan sore dengan kawan saya tadi mengenai topik ini. Jawabannya adalah Bisa dan Mungkin! Walaupun harus agak struggle.

Mengapa saya katakan demikian, karena ketika kita dihadapkan pada situasi sebagai pelaku komunikasi di perusahaan yang masih kecil dan belum punya nama, maka kita harus berupaya meyakinkan seluruh stakeholder di perusahaan ini mulai level terbawah hingga top level, bahwa kita punya program komunikasi untuk internal dan eksternal yang sangat berguna untuk memperkenalkan perusahaan ini sekaligus membangun citra dan reputasi perusahaan kepada siapapun. Berikut adalah beberapa langkah penting yang bisa dicoba rekan-rekan yang tengah membangun kegiatan ke-PR-an di perusahaan yang tergolong baru/akan menjalankan kegiatan komunikasi.

Menyiapkan strategi komunikasi

Sebagai langkah awal, perlu menyiapkan strategi komunikasi yang efektif. Walaupun kita tahu perusahaan ini masih kecil, baru membangun dan bahkan tidak memiliki anggaran komunikasi, namun menyiapkan rencana program komunikasi adalah suatu keharusan. Bagaimana kita bisa meyakinkan internal perusahaan bila kita tidak menyiapkan strateginya? Ibarat kata, kita perlu menyiapkan pelurunya, sebelum kita menembakkan keinginan kita kepada Manajemen. Bisa dimulai dengan mencari tahu arah dan tujuan atau visi perusahaan ke depan. Sebagai permulaan, mungkin perlu tahu strategi jangka pendek perusahaan. Sinergikan dengan target publik yang akan kita sasar. Bila kita sudah temukan jawabannya, dari situ kita bisa tarik key message apa yang cocok dan selaras dengan strategi perusahaan tadi. Barulah kita bisa susun program PR-nya seperti apa, kegiatan media relations-nya seperti apa, perlukah membuat kegiatan-kegiatan internal dan eksternal yang bertujuan membangun awareness, bagaimana memanfaatkan komunikasi digital dan sebagainya.

Membangun relasi

Sambil menyusun strategi komunikasi yang efektif bagi perusahaan, penting juga untuk memperluas networking kita khususnya kepada pihak luar. Seorang PR sedianya mampu menjalin relasi dengan berbagai latar belakang orang atau profesi. Apalagi kita harus sadari bahwa kita adalah seorang PR yang berasal dari perusahaan yang belum banyak dikenal dan tengah membangun kegiatan PR di perusahaan. Berkenalan lah dengan berbagai orang. Ikuti lah berbagai kegiatan ke-PR-an yang banyak beredar sekarang. Banyak yang gratisan juga lho, jadi tidak perlu khawatir harus bayar mahal. Disitu kita bisa mengenal banyak orang. Sebagai modal awal, siapkan kartu nama anda. Beberapa orang yang mungkin diawal-awal perlu dijadikan relasi bagi seorang PR adalah media, agensi komunikasi, klien perusahaan dan PR person perusahaan lain. Setelah itu bisa berkembang kepada akademisi, pengamat/pemerhati yang related dengan perusahaan kita dan pihak pemerintahan.

Menjalin hubungan baik dengan manajemen dan internal

Sedahsyat apapun program PR yang kita usulkan akan menjadi percuma bila ujung-ujungnya Manajemen tidak menyetujui. Untuk itu, penting sekali untuk membangun dan menjalin kedekatan dengan pihak Manajemen secara positif. Ingat, kita adalah seorang PR diperusahaan yang sedang memperkenalkan PR-nya, dimana kemungkinan Manajemennya pun belum aware mengenai PR. Jadi pendekatan dengan baik kepada Manajemen sangat penting. Selain itu, tugas kita pun masih cukup banyak. Kita juga perlu tahu timing yang tepat ketika mengajukan proposal program PR kita. Apalagi bila sekaligus menyangkut biaya. Tentunya harapan kita semua adalah manajemen menyetujui usulan program PR kita beserta anggarannya, bukan?

Yang juga tidak boleh terlupakan adalah rekan-rekan di internal kita. Karena pasti implementasi program PR kita akan membutuhkan dukungan mereka juga. Mulai dari kebutuhan akan data, logistik, operasional dan sebagainya.

Memperkaya informasi

Seorang PR tidak hanya harus berani membangun relasi atau gaul dengan berbagai kalangan. Namun juga memperdalam dan memperkaya berbagai informasi, minimal informasi terupdateseputar bisnis yang dijalankan perusahaannya. Seorang PR perusahaan adalah juga perwakilan perusahaan. Ia kedepannya akan menjadi corong perusahaan untuk berbagai informasi perusahaannya. Jadi, menjadi sebuah kewajiban bagi seorang PR perusahaan untuk mengetahui banyak hal seputar perusahaan dan bisnis perusahaannya. Be a smart PR person.

Memanfaatkan kanal digital

Sebagai perusahaan baru berkembang, tentunya kita sebagai PR pun perlu untuk memperkenalkan perusahaan kita. Beruntung di era sekarang, banyak platform informasi berbasis digital yang gratis dan bisa kita manfaatkan di awal untuk memperkenalkan perusahaan maupun produk kita, mulai dari Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, LinkedIn dan sebagainya. Kita sekaligus bisa menjaring target publik kita di kanal-kanal tersebut. Bisa dikatakan hal ini adalah membangun jaringan secara digital.

Semangat dan percaya diri

Apabila kita telah melakukan semuanya, namun apresiasi (khususnya dari Manajemen) tetap “dingin”, maka tetaplah untuk semangat membangun kegiatan ke-PR-an di perusahaan. Seperti yang saya sebutkan di awal, membangun atau menjalankan PR di perusahaan kecil atau baru berkembang itu bisa dilakukan, namun memang perlu perjuangan yang totaliter. Tanamkan percaya diri dan selalu berpikir positif bahwa percayalah suatu saat Manajemen akan melihat sendiri pentingnya peran PR di sebuah perusahaan. Teruslah berusaha meyakinkan Manajemen dengan informasi-informasi yang relevan mengenai pentingnya PR. Lihatlah perusahaan-perusahaan besar disana. Keberhasilan mereka pun tidak terlepas dari dukungan PR dalam bisnis perusahaannya. Yakinlah akan hal itu.

Terkadang suatu tim membutuhkan tambahan waktu untuk memenangkan pertandingan. Terus semangat!

Dimas Mulyawan

Penulis adalah Corporate Communications & Marketing Communications Manager PT Modern Multiartha.

Tulisan ini merupakan pendapat pribadi dari penulis.