Memiliki 188 Ribu Karyawan, Bagaimana Strategi Komunikasi Internal Grup Astra?

Dengan jumlah karyawan yang mencapai sekitar 188 ribu, tersebar di 7 lini bisnis dan 241 anak perusahaan, grup Astra menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk menjaga engagement positif dengan karyawannya. Program komunikasi internal dikukan oleh divisi corporate communication (corcom) bekerja sama dengan corporate human capital development Astra.

Karnanda Kurniardhi, Head of Brand Communication, PT Astra International Tbk mengatakan untuk komunikasi internal, Astra memiliki jaringan komunikasi di seluruh grup Astra. Pertama, melalui Person in Charge (PIC) corcom grup Astra.

“Saat ini terdapat lebih dari 200-300 orang yang terdata di kami sebagai personal komunikasi yang kami bina dan kami develop, dari seluruh perusahaan grup Astra di seluruh Indonesia. Kami maintain dan berkomunikasi secara aktif dan efektif dalam platform-platform komunikasi yang kami miliki,”ujar Karnanda ketika menjadi pembicara dalam forum ‘Employee Engagement-Public Affairs’ yang digelar Theiconomics dan Public Affairs Forum Indonesia (PAFI), Rabu (2/3).

Kedua, selain melalui PIC corcom, jaringan komunikasi grup Astra juga dibentuk di setiap wilayah di Indonesia. Karnanda mengatakan Astra memiliki koordiantor komunikasi di setiap wilayah. “Saat ini terdapat 31 wilayah dan dua kawasan yang kami maintain dan mereka ini tersebar di seluruh nusantara dan mereka menjadi perpanjangan tangan Astra di masing-masing wilayah. Jadi, pada saat ada kegiatan di suatu wilayah tertentu bukan kami yang dari Jakarta atau dari head office yang perlu hadir ke sana tetapi kami membentuk koordinator wilayah yang bisa menjadi perpanjangan tangan kami,”ujarnya.

Berdasarkan kanal atau saluran komunikasinya, Karnanda mengatakan, komunikasi internal grup Astra dibagi menjadi tiga bagian yaitu digital communication, face to face communication dan written communication.

Digital komunikasi adalah komunikasi melalui saluran-saluran komunikasi digital seperti astramagz, intranet, Human Capital Information System, Microsoft Teams untuk meeting, grup WhatsApp, email blast dan mailing list. Saluran komunikasi digital ini memiliki keunggulan akan dengan cepat menjangkau audiens yang banyak. Tetapi, jelas Karnanda, penggunaan chanel ini perlu diikuti dengan konten manajemen yang baik dan profesional.

Untuk saluran komunikasi tatap muka atau face to face, dilakukan melalui forum-forum komunikasi internal. Astra juga menggelar Astra Group town hall secara rutin dua kali dalam setahun yang  dihadiri oleh jajaran direksi. Dalam forum ini, jajaran top management menyampaikan arahan, strategi dan update terkini kepada levelmanagerial di seluruh group Astra.

Saluran komunikasi konvesional (written communication) juga tetap dilakukan seperti surat, buku panduan, laporan tahunan dan laporan berkelanjutan yang menyampaikan informasi secara detil dan jelas.

“Karena Astra memiliki jumlah karyawan yang cukup besar, maka dari itu kami rasa employee relation menjadi hal yang sangat penting. Dalam pelaksanaannya, keberhasilan dari employee relation tidak terlepas dari kerja sama dari kami di corporate communication dan juga corporate human capital development (CHCD) Astra. Jadi, komunikasi internal ini adalah kolaborasi antara corcom dan CHCD dimana sinergi antara keduanya harus terus berjalan baik untuk menciptakan engagement bagi seluruh insan Astra,” ujarnya.

Karnanda mengatakan Astra memiliki employee relation model yang menitikberatkan pada empat aspek yaitu komunikasi, kolabroasi, perlindungan/protection dan penghargaaan atau recognition. “Untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan menumbuhkan pengalaman kerja dan engagement karyawan yang positif, tentunya empat hal ini menjadi aspek utama yang Astra selalu lakukan untuk membina engagement terhadap karyawan Astra,”ujarnya.