APPRI Dorong Pemerimtah Adopsi 10 Protokol Komunikasi Pejabat Publik, Apa Saja?
Asosiasi Perusahaan Public Relations Indonesia (APPRI) mendorong pemerintah mengadopsi 10 protokol komunikasi pejabat publik. Dan protokol bisa sebagai panduan sederhana agar komunikasi pemerintah lebih manusiawi, faktual, kontekstual, proporsional, dan dapat dipertanggungjawabkan.
“Protokol tidak perlu menjadi birokrasi baru yang rumit dan membutuhkan biaya. Harus sederhana, mudah diingat, dan dapat digunakan dalam hitungan detik,” tulis pengurus APPRI dalam keterangan resminya pada Jumat (14/8).
Untuk protokol 1, tulis pengurus APPRI, terkait perangkat dan tata kelola standar. Dalam hal ini setiap lembaga perlu menetapkan 1 juru bicara utama, 1 juru bicara cadangan, 1 pejabat yang berwenang menghentikan konten, kampanye, atau publikasi dalam hitungan jam.
Kemudian, 1 kanal resmi sebagai sumber informasi utama, mekanisme pembaruan informasi dalam hitungan jam, bukan hari. Dan, pembatasan atau penghentian publikasi yang terjadwal rutin, ketika konteks publik berubah di luar kecepatan normal.
Lalu, protokol 2, terkait pengumuman kebijakan sensitif. Pengurus APPRI menilai kebijakan yang menyentuh langsung kehidupan masyarakat, maka pejabat tidak cukup hanya mengumumkan angka saja, tapi perlu memberikan penjelasan dengan bahasa yang mudah dipahami masyarakat, dan tidak menggunakan latar belakang teknis.
Kemudian protokol 3, terkait ekspresi dan kata /bahasa yang digunakan. Menurut pengurus APPRI pejabat tidak perlu berdalih sebelum memeriksa; menggunakan bahasa yang manusiawi sebelum prosedur, sehingga bila kesimpulan belum tersedia, disarankan untuk tidak memaksakan.
Selanjutnya protokol 4, terkait 5 kalimat yang perlu dihindari sebagai respons pertama. Pengurus APPRI menganjurkan agar tidak menggunakan 5 kata ini, “ini oknum, bukan institusi”; “sudah sesuai prosedur yang berlaku”; “kami masih mendalami”; “jangan mudah terprovokasi”; dan “Ini murni kesalahpahaman”.
Menurut pengurus APPRI, kalimat tersebut tidak selalu salah secara administratif. Namun cenderung kalimat tersebut disampaikan tidak sesuai konteks, dan tidak selaras dengan emosi. Terutama ketika publik membutuhkan penjelasan, kepastian, pertanggungjawaban, atau empati.
Sedangkan protokol 5, terkait penampilan adalah pesan. Pengurus APPRI menilai publik memperhatikan situasi seluruh lingkungan yang ada dalam pandangan mata, atau frame media. Karena itu seorang pejabat perlu mempertimbangkan, busana dan aksesoris, kendaraan, fasilitas, ruang acara, latar dokumentasi. Selanjutnya, individu atau kelompok orang di sekitar, dan lainnya.
Protokol 6, terjaut seremoni dan perayaan. Pengurus APPRI tidak menyarankan pemerintah untuk menghentikan perayaan. Dalam hal ini yang butuh dijaga adalah konteks, kepatuhan, dan proporsionalitas.
Protokol 7, berhubungan dengan pengamanan juga simbol komunikasi. Pengurus APPRI berpendapat, pagar tinggi, kawat berduri, penutupan jalan, kendaraan taktis, pengerahan personel, perbekalan keamanan (gas air mata, tongkat pemukul, semprotan air), bukan sekadar perangkat. Seluruh komponen tersebut menjadi simbol komunikasi yang menyiratkan makna, memberi pesan, meninggalkan kesan.
Protokol 8, komunikasi di media sosial. Pengurus APPRI merekomendasikan pejabat pemerintah untuk menjaga konsistensi kanal media sosial, menghindari perdebatan langsung dengan warga. Berikutnya, menghindari respons spontan terhadap kritik, dan berhati-hati dengan konten gaya hidup.
Protokol 9, terkait 3 uji sebelum pejabat berbicara atau mengunggah. APPRI menyarankan untuk melakukan uji sandingan, uji edit/screenshot, dan uji penundaan.
Protokol 10, ketika terjadi krisis: 0-6 jam pertama. Maksud dari protokol tersebut yakni pejabat perlu mengatur lini masa waktu apabila terjadi krisis. Misalnya, 0-1 jam setelah krisis, pejabat direkomendasikan untuk hadir tanpa berspekulasi. 1-6 jam berikutnya, pejabat harus membangun kepastian informasi.
