Simak Langkah-langkah yang Tak Boleh Dilewatkan oleh Praktisi Public Affairs
Head of Corporation Affairs BASF, Mala Ekayanti/Dok. Iconomics
Pemetaan pemangku kepentingan (mapping stakeholders) menjadi langkah penting yang harus dilakukan praktisi public affairs. Head of Corporation Affairs Badische Anillin – und Soda – Fabrik (BASF), Mala Ekayanti mengatakan dalam perusahaan harus memperhatikan stakeholder eksternal seperti community, maupun stakeholder internal berupa karyawan perusahaan.
Menurutnya, ada beberapa proses-proses mapping stakeholder. Pertama, identifikasi. Meski sejak awal pendirian setiap organisasi sudah mengidentifikasi stakeholder tapi saat perusahaan memiliki project tertentu, maka perlu melakukan identifikasi kembali dengan menyesuaikan pihak-pihak yang akan terdampak.
Kedua, setelah mengidentifikasi, maka klasifikasikan stakeholder tersebut dalam sebuah kuadran. Ketiga adalah melakukan assessment. Keempat, menyiapkan key message perusahaan.
Mala mencontohkan stakeholder matriks yang dalam hal ini berisi ketertarikan stakeholder terhadap perusahaan maupun dampak yang dapat diberikan oleh stakeholder tersebut.
“Contohnya apa sih? Individu, grup atau organisasi yang menjadi stakeholder? Misalnya ada NGO (non government organization) A, kita lihat pengaruhnya stakeholder ini terhadap organisasi. Kira-kira kalau kita map, kita anggaplah tinggi dan bagaimana ketertarikan stakeholder-nya ini terhadap organisasi kita atau terhadap project kita,” kata Mala dalam Leadership Series 3 Navigating and Engaging Stakeholders for Organizational Success pada Kamis (15/06/2023).
Dalam stakeholder assessment, ia membaginya menjadi tiga tipe stakeholder yaitu pertama, memiliki dampak dan ketertarikan yang tinggi pada perusahaan.
“Kalau influence-nya tinggi dan mereka juga tertarik pada organisasi, kami sebut sebagai promoters ini adalah pihak yang sangat penting untuk kita jaga artinya kita harus engage terus menerus mereka punya potensi yang tinggi untuk berdampak dan mereka juga punya ketertarikan tinggi,” ucapnya.
Tipe kedua, memiliki dampak yang tinggi namun tidak memiliki ketertarikan yang tinggi sehingga pihaknya akan terus memberikan informasi atau engage kepada stakeholder tersebut. Terakhir, tipe yang tidak memiliki ketertarikan maupun dampak yang tinggi terhadap perusahaan.
Adapun isi penyampaian key message terdiri dari klasifikasi ketertarikan maupun dampak di perusahaan dan dijelaskan terkait target engage, hingga rencana aksi dari stakeholder tersebut.
“Jadi kita sudah tetapkan target disini dan nanti di stakeholder engagement kalau kami sebutnya ini ada action plan dari masing-masing stakeholder ini, misalnya dari NGO again supaya mereka supporting dan help, ada action plan yang dibuat,” jelasnya.
Mala mengungkapkan yang menjadi best practice adalah menyimpan dan memiliki sharing file bersama yang terlibat dalam stakeholder management, kemudian memperhatikan dengan detail para stakeholder.
“Jadi kalau di kami adalah stakeholder tertentu yang kami berikan perhatian khusus karena memang sebegitu sensitifnya sehingga biasanya ada detail beberapa skenario potensi-potensi krisis yang ada,” lanjutnya.
Menurut Mala, kalau plan scenario tersebut terjadi maka langsung dapat melakukan crisis management yang semakin detail termasuk dengan memetakan stakeholder-stakeholder yang potensial.
Terakhir, pastikan ada satu orang yang bertanggung jawab untuk satu stakeholder atau ibaratnya seperti menjadi contact person. Dengan demikian pergerakan stakeholder bisa termonitor.
